UYAP’ın İdari/Kaynaklar yazılımı kapsamında oluşturulan “Emekli Sandığına Bağlı Personel Bilgi Sistemi”kapsamında;Personel Genel Müdürlüğü, Ceza ve Tevkifevleri Genel Müdürlüğü, Ceza İşleri Genel Müdürlüğü, Hakimler ve Savcılar Yüksek Kurulu ve Personel İşlemlerini uygulayan tüm birimlerin katılımıyla; Bu birimlerin uyguladığı aynı/benzer işlevler için, kullanılan listeler ve bilgiler düzenlenip standart hale getirilerek,Farklılık gösteren uygulamalar ve dokümanlar ortadan kaldırılarak,Personel İşlemlerini uygulayan birimlerin çalışmalarının, zaman ve iş gücü maliyetlerini düşürecek şekilde gerçekleştirilmesi sağlanmıştır.

Personel Bilgi Sistemi’nin işletime alınması sırasında personel ile ilgili tüm birimlerde  elektronik ortamda tutulan çeşitli veriler inlenmiş, mevcut bilgiler analiz edilmiş, hatalı ve mükerrer kayıtlar düzeltilerek  geliştirilen programlar aracılığıyla Personel Genel Müdürlüğü ve Ceza ve Tevkifevleri Genel Müdürlüğü için, sicil kaydı olarak toplam 73710 kayıt, kadro kaydı olarak ise toplam 79950 kayıt, UYAP sistemine aktarılmıştır. Bakanlığın tüm merkez ve taşra birim kodlarının ve bilgilerinin oluşturulması için, çeşitli birimlerden alınan kaynaklar incelenerek birimlerin organizasyon yapıları standart hale getirilerek birleştirilmiş ve şu an için 11.414 adet birim bilgileri (kodu, adı vb.) UYAP sistemine girilmiştir. Aktarılan verilerin kontrolü ve eksiklerinin tamamlanması amacıyla Personel Genel Müdürlüğü ve Ceza ve Tevkifevleri Genel Müdürlüğü’nde ortalama 30-35 kişilik bir veri giriş ekibi kurularak Bakanlık atamalı tüm personelin Açık Sicil ve Gizli Sicil kayıtları ile toplam 555.044 satır memuriyet kaydı girilmiş ve girilen kayıtların kontrol edilmesi işlemleri yapılmıştır ve yapılmaya devam edilmektedir

Veri Girişlerinin Tamamlanması Sonucunda,Adalet Bakanlığı personel bilgileri, tek bir merkezde ve yetkili olan herkesin erişebileceği bir ortamda hazır bulunmakta olup Adalet Bakanlığı ilgili personellerinin yetkileri dahilinde kullanıma açılmıştır.

Bu sayede,

Açık sicil ve kadro bilgilerine anında ulaşılması sağlanmıştır.

·        Adalet Bakanlığı Merkez ve Taşra birimlerince personelin görev yerine göre verilen ayrı sicil numaraları standart hale getirilip, tek bir yerden sicil numarası verilmesi olanağı sağlanmıştır.

·        Karar mekanizmasında yer alan yöneticiler kısa sürede daha sağlıklı bilgi sahibi olabilmektedir.

·        Personel ile ilgili birimler arasında entegrasyon sağlanmıştır,

·        Yapılan işlemler anında ilgili birimlerce görülebilmekte ve birbirini takip eden işlemler sistem tarafından gerçekleştirilerek hem işlemler arasındaki zincir kopmamakta, hem de zaman ve işgücü kaybı engellenmektedir. (Atama ve Emeklilik gibi).

·        Personel Bilgi Sisteminde yer alan uygulamalar sayesinde Açık Sicil ve Kadro Bilgileri ile ilgili işlemlerde, personelin açık sicil ve kadro kayıtları otomatik olarak sistem tarafından oluşturulmakta, zaman ve işgücü kaybı engellenmektedir.  (Kararname, terfi, atama gibi)

·        Kullanıcıların yetkisi dahilinde gördüğü yanlış veri veya işlemlerin düzeltilmesi için sorumlu birimler uyarılmakta, böylelikle birimler arası oto kontrol işlemleri yapılmaktadır.

·        UYAP Personel Bilgi Sistemine girilen bilgilerin kağıt ortamında tutulması işlemleri zamanla kaldırılarak bilgilerin UYAP kapsamında bilgisayar ortamında tutulmasıyla personelin zaman ve işgücü kaybı azalmıştır.

Emekli Sandığına Bağlı Personel Bilgi Sisteminin son altı ayda modüllere göre programların kullanılması aşağıdaki grafikte gösterilmiştir.

Kadro Hareketleri

Atanan personellerin sicilleri UYAP’tan otomatik olarak verilmektedir. Bu işlem UYAP’tan önce kağıt ortamında bulunan kayıtlara göre yapılmakta ve sicil numarası verilen personelin açık sicil bilgileri, Açık Sicil Dosyaları üzerinde güncellenmekteydi. UYAP’ın uygulanmasıyla birlikte, en son sıradaki sicil numarasının verilmesi ve Açık Sicil kayıtlarının oluşturulması otomatik olarak yapılmaktadır.

79.950 adet kadroya ait bilgiler (Dolu/ Boş Durumları, Kanuni Sayıları, Tenkis/Tahsis Cetveli)  sağlıklı bir şekilde takip edilmekte olup kadro ile ilgili işlemler UYAP sisteminde otomatik olarak yapılmakta ve raporlar alınmaktadır. Bu gibi işlemler UYAP sisteminden önce kadro sayılarını almak ve bu birimce kayıtlara işlemek için Kadro işlemleri ile ilgili birimlerden yazışmalar yapılarak kadro sayıları, tenkis/tahsis ve İptal/İhdas sayılarına ait bilgiler istenmekteydi. Bu bilgilerin toplanması ve düzenlenip raporların alınması birçok zaman almakta ve işgücü kaybına yol açmaktaydı, UYAP’ta ise kadrolarda yapılan her türlü işlem, otomatik yapılmakta olup bir kişinin kadro değiştirmesinde otomatik olarak eski kadrosu boşaltılmakta, yeni kadrosu da dolu olarak gösterilmekte ve bunların bilgilerine anlık olarak ulaşılmakta, raporları alınabilmektedir.

UYAP öncesinde atanan/ayrılan personelin listeleri ve sayıları sağlıklı alınamıyordu. Bu bilgileri alabilmek için birimlerle yazışmalar yapılmakta, veriler düzenlenip ilgili yerlere gönderilmekteydi. UYAP sisteminde ise bu gibi bilgilere anında ulaşılabilmekte, Tahsis Bürosu’nca yapılan emeklilik işlemleri otomatik olarak kadro ve açık sicil bilgilerine aktarılmakta, emekli olan bir kişinin kadrosu otomatik olarak boşaltılmakta ve bu işlemle ait raporlar alınarak işgücü ve zamandan kaynaklanan maliyet en aza indirilmektedir.

UYAP öncesinde Personel  bilgilerine ulaşılması, bilgilerin güncel tutulması çok zaman ve dikkat gerektiren bir işti. Dikkat edilmesine rağmen personelden kaynaklanan hatalar oluşmaktaydı. Bu gibi işlemler UYAP sisteminde otomatik yapıldığından hatalar azaltılmıştır. UYAP’ta yapılan her türlü işlemin sonucunu ilgili kullanıcılar yetkileri dahilinde gördüklerinden dolayı, yanlış veri girişi konusunda veya işlemlerin düzeltilmesi için sorumlu birimler uyarılmakta, böylelikle birimler arası oto kontrol sağlanmaktadır.

UYAP’tan önce birimler tarafından hazırlanması gereken listeleri ve bilgileri hazırlamak günleri, hatta haftaları alırken, UYAP sisteminde her türlü bilgiye ulaşmak ve bu bilgilere ilişkin raporlar almak çok kısa bir zaman almaktadır.

UYAP’ta Personel Sistemindeki atama işlemlerinde kullanılan Hareket Onay Formu’yla kişinin eski görevinden ayrıldığı tarih ile yeni görevine başlama tarihleri girilip kesinleştiği andan itibaren sistem otomatik olarak kadro bilgilerini ve açık sicil bilgilerini güncellemekte böylelikle de birimin kadro defterlerini ve açık sicil dosyasını elle güncellemesi işlemlerine gerek kalmamıştır.